Contabilidade para Óticas

O mercado óptico brasileiro é um dos mais promissores do mundo. Segundo dados da Abióptica, o setor apresentou um crescimento robusto nos últimos anos, e o IBGE estima que cerca de 40 milhões de brasileiros necessitam de algum tipo de correção visual. Esses números mostram um cenário de grandes oportunidades, mas também de concorrência acirrada. Para prosperar, o empresário do ramo precisa enxergar a contabilidade não como um custo, mas como um parceiro estratégico que oferece clareza para a tomada de decisões e segurança para crescer.

Você se preocupa com a correta emissão de notas fiscais? Tem dúvidas sobre qual regime tributário escolher? Sente que o dinheiro entra, mas o lucro não aparece no caixa? Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, este guia é para você. Aqui, vamos desvendar os segredos da contabilidade para óticas e mostrar como uma gestão especializada pode transformar seu negócio.

Passo 1: Abertura da Empresa e os CNAEs Corretos

O primeiro passo para o sucesso é começar certo. Antes mesmo de definir os CNAEs, é preciso estruturar o negócio.

Definindo a Estrutura do Negócio

• Natureza Jurídica: Você vai empreender sozinho ou com sócios? A escolha entre Empresário Individual (EI) ou Sociedade Limitada (LTDA), por exemplo, define as responsabilidades e a estrutura de capital da empresa.
• Capital Social: É o investimento inicial que os sócios fazem no negócio. Ele deve ser compatível com a projeção de despesas iniciais, como compra de estoque, reforma do ponto e capital de giro.

CNAEs para a Ótica (Comércio)

• 4774-1/00 - Comércio varejista de artigos de óptica: Este é o CNAE principal para a venda de óculos de grau e de sol, lentes de contato, armações e produtos relacionados.
• 9609-2/99 - Outras atividades de serviços pessoais não especificadas anteriormente: Pode ser usado para serviços de manutenção e pequenos reparos em óculos.

E se a Ótica Tiver um Laboratório Próprio?

Muitas óticas verticalizam sua operação e montam um laboratório interno para a surfaçagem e montagem das lentes. Nesse caso, é obrigatório adicionar um CNAE específico para essa atividade.

• 3250-7/09 - Serviço de laboratório óptico: Se a sua ótica também realiza a montagem das lentes, este CNAE de serviço/indústria é necessário. Ele possui implicações tributárias distintas do comércio, como a possível incidência de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e um tratamento diferente para o ICMS, exigindo uma apuração de impostos mais complexa.

A Regulamentação do Optometrista: O Caso de São Paulo

Se a sua ótica possui um profissional optometrista que realiza exames, a atenção deve ser redobrada. A atividade é regulamentada e exige licenciamento e CNAEs específicos para o serviço.

No estado de São Paulo, a Portaria CVS nº 6, de 2025, disciplina o funcionamento desses estabelecimentos. Entre as exigências, destacam-se:

• Licença Sanitária Obrigatória: O consultório do optometrista precisa de uma licença de funcionamento específica.
• CNAE do Serviço: Para a licença, deve ser usado o CNAE 8650-0/99 - Atividades de profissionais da área de saúde não especificadas anteriormente.
• Aviso ao Público: É obrigatório exibir um cartaz informando que o atendimento é realizado por profissional não médico.

Gestão Fiscal: O Ponto Crítico de Óticas

A gestão de notas fiscais, garantias e devoluções é onde a maioria das óticas comete erros. É essencial entender a finalidade de cada operação para manter a conformidade e evitar prejuízos.

Nota Fiscal de Simples Faturamento x Entrega Efetiva

Para formalizar a operação que não terá uma entrega imediata, o correto é:

• 1. Nota Fiscal de Simples Faturamento (CFOP 5.922/6.922): Emitida no momento da encomenda e do pagamento. Ela formaliza a transação financeira, mas não movimenta o estoque.
• 2. Nota Fiscal de Entrega Efetiva (CFOP 5.117/6.117): Emitida quando o cliente retira os óculos prontos. É esta nota que dá baixa no estoque e conclui a operação de venda.

E a Troca em Garantia?

Quando um cliente aciona a garantia por um defeito de fabricação, o processo fiscal correto para a troca é:

• 1. Nota Fiscal de Entrada: Para registrar o retorno do produto defeituoso. Use o CFOP 1.949 (operação interna) ou 2.949 (interestadual) - "Outra entrada não especificada".
• 2. Nota Fiscal de Saída: Para enviar o novo produto ao cliente. Use o CFOP 5.949 (operação interna) ou 6.949 (interestadual) - "Remessa em substituição de garantia".

E a Devolução de Mercadoria (Desistência da Compra)?

Se o cliente simplesmente desiste da compra (dentro do prazo legal), a venda está sendo efetivamente cancelada.

• Nota Fiscal de Entrada (Devolução de Venda): Para anular a venda e retornar o produto ao estoque, você deve emitir uma nota de entrada usando o CFOP 1.202 (operação interna) ou 2.202 (interestadual) - "Devolução de venda de mercadoria".

Movimentação entre Lojas (Matriz e Filial)

É comum que redes de óticas precisem transferir produtos entre suas lojas. Essa operação precisa ser feita corretamente para evitar problemas fiscais. A transferência de mercadorias só pode ocorrer entre estabelecimentos do mesmo titular (mesmo CNPJ raiz, ou seja, entre matriz e filial). Qualquer envio de produtos para um CNPJ diferente é caracterizado como venda, e não como simples transferência.

A Importância da Gestão de Estoque

O estoque de uma ótica, com sua grande variedade de armações e lentes, é um dos ativos mais valiosos e um dos maiores desafios de gestão. Um controle inadequado não só gera perdas financeiras com produtos parados, mas também impacta diretamente na apuração de impostos, especialmente no Lucro Real. Adotar um método de controle de custos é fundamental para saber exatamente o Custo da Mercadoria Vendida (CMV) e otimizar a lucratividade. Os mais comuns são:

• Custo Médio Ponderado: Calcula um custo médio para todos os itens em estoque, atualizado a cada nova compra. É o método mais utilizado no Brasil por sua praticidade.
• PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai): Assume que os primeiros itens comprados são os primeiros a serem vendidos. É útil para controlar produtos com prazo de validade ou coleções.

Escolhendo o Regime Tributário Ideal

Esta é uma das decisões mais importantes para a saúde financeira da sua ótica. A escolha errada pode significar pagar mais impostos do que o necessário.

Simples Nacional

É o regime mais comum para pequenas e médias empresas. Unifica o pagamento de vários impostos em uma única guia (DAS). Para óticas, a atividade de comércio é tributada pelo Anexo I. No entanto, é preciso ter atenção a dois pontos cruciais:

• DIFAL (Diferencial de Alíquota): Um imposto cobrado sobre compras de fornecedores de outros estados, que deve ser apurado e pago à parte.
• Limite e Sublimite de Faturamento: O limite de faturamento para permanecer no Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões anuais. Porém, os estados podem adotar um sublimite para fins de recolhimento do ICMS. Em São Paulo, por exemplo, o sublimite é de R$ 3,6 milhões. Se a sua ótica faturar acima do sublimite estadual, mas abaixo do limite federal, ela continuará recolhendo os impostos federais na guia do Simples (DAS), mas o ICMS deverá ser apurado e pago separadamente, como uma empresa do regime normal.

Para entender melhor o impacto dos impostos e se o Simples Nacional é a melhor opção para o seu faturamento, é crucial fazer simulações. Use ferramentas como o guia completo do Simples Nacional para ter uma estimativa.

A Questão do MEI para Óticas: Uma Análise Criteriosa

Lucro Presumido

Neste regime, a Receita Federal presume um percentual de lucro sobre o faturamento para calcular o IRPJ e a CSLL. Os demais impostos incidem sobre o faturamento bruto.

• PIS: 0,65% sobre o faturamento.
• COFINS: 3% sobre o faturamento.
• IRPJ: 15% sobre uma base de lucro presumida de 8% do faturamento (resultando em 1,2% de alíquota efetiva sobre a venda).
• CSLL: 9% sobre uma base de lucro presumida de 12% do faturamento (resultando em 1,08% de alíquota efetiva sobre a venda).

A carga tributária federal total no Lucro Presumido fica em torno de 5,93% sobre o faturamento, sem contar o ICMS. Um ponto de grande atenção é o INSS Patronal. Ele é composto pela alíquota de 20% (CPP) mais o RAT (de 1% a 3%) e a contribuição para Terceiros (Sistema S), que para o comércio é de 5,8%. Assim, o custo total sobre a folha de pagamento pode chegar a 28,8%.

Lucro Real

Indicado para óticas de grande porte ou com margens de lucro apertadas, o Lucro Real apura os impostos com base no lucro contábil efetivo (Receitas - Custos e Despesas dedutíveis).

• PIS: 1,65% (não cumulativo, permite o uso de créditos).
• COFINS: 7,6% (não cumulativo, permite o uso de créditos).
• IRPJ: 15% sobre o lucro real apurado.
• CSLL: 9% sobre o lucro real apurado.

Neste regime, não há uma alíquota global fixa sobre o faturamento, pois tudo depende do resultado da empresa. Se a ótica tiver prejuízo, por exemplo, não pagará IRPJ e CSLL. Assim como no Presumido, há a incidência do INSS Patronal, que inclui a Contribuição Previdenciária Patronal (20%), o RAT e a alíquota de Terceiros (5,8%), representando um custo significativo sobre a folha de pagamento.

A Questão do ICMS

O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é um imposto estadual crucial para o varejo. A alíquota varia de estado para estado. Em São Paulo, a alíquota geral para produtos de ótica é de 18%.

Nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real, o ICMS funciona em um sistema de débito e crédito (não cumulatividade). Isso significa que a ótica pode aproveitar o crédito do ICMS destacado nas notas fiscais de compra de mercadorias para revenda, abatendo esse valor do imposto a ser pago sobre as suas vendas. Uma contabilidade especializada garante o cálculo correto e o máximo aproveitamento desses créditos.

Além dos Impostos: Entendendo a Saúde Financeira do Negócio

Uma contabilidade especializada vai além do cálculo de impostos. Ela fornece as ferramentas para que você entenda a real saúde financeira da sua ótica e tome decisões mais inteligentes.

Fluxo de Caixa x Lucro: Por que o Dinheiro Não Sobra?

Este é um dos maiores dilemas do empresário de ótica. Você vende bem, tem lucro no papel, mas o caixa está sempre apertado. A resposta está na diferença entre o regime de competência (lucro) e o regime de caixa (dinheiro disponível).

Planejamento Financeiro Estratégico

Para evitar ser pego de surpresa, é essencial ir além do básico. Um planejamento financeiro robusto, construído com o apoio do seu contador, deve incluir:

• DRE Gerencial: Uma Demonstração do Resultado do Exercício adaptada para a gestão, que mostra claramente suas margens, o peso de cada despesa e sua lucratividade real.
• Precificação Correta: Definir o preço de venda com base em todos os custos (fixos e variáveis) e na margem de lucro desejada, e não apenas na concorrência.
• Gestão do Capital de Giro: Calcular a necessidade de capital de giro para cobrir o descasamento entre os prazos de pagamento e recebimento, garantindo que a empresa tenha fôlego para operar.

De Olho no Futuro: A Reforma Tributária

O cenário fiscal brasileiro está em constante mudança, e a Reforma Tributária é a maior delas. Entender seus impactos é fundamental para o planejamento a longo prazo. A reforma visa unificar vários impostos sobre o consumo em um Imposto sobre Valor Agregado (IVA), que será dual:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): Unificará os tributos federais (PIS e COFINS).
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): Unificará os tributos estaduais e municipais (ICMS e ISS).

A transição será gradual, começando com um período de teste em 2026 com uma alíquota de 1% (0,9% de CBS e 0,1% de IBS). Os impostos atuais, como o ICMS, só serão completamente extintos em 2033. Estar assessorado por uma contabilidade que acompanha essas mudanças de perto é vital para garantir uma transição suave e sem surpresas.

Dica Extra: Use um Sistema de Gestão Especializado

Para aplicar todos esses controles fiscais e financeiros, é quase impossível depender de planilhas. Um sistema de gestão (ERP) focado em óticas é um investimento que se paga. Ele integra vendas, estoque, laboratório e financeiro, automatizando a emissão de notas e fornecendo relatórios precisos. Uma sugestão de mercado é o sistema Dataweb, conhecido por atender bem às necessidades do setor.